Виды делового общения

Виды делового общения

Виды делового общения следует знать всем, кто хочет построить успешный бизнес либо преуспеть в карьерном росте. Ежедневно многим из нас приходится оформлять проекты писем, приказов, вести телефонные разговоры и личный прием граждан. С каждым годом выполнять эти функции становится сложнее, так как требования к общедоступности и открытости информации о деятельности организации стали обязательными.

2

В настоящее время  делопроизводитель или секретарь кроме знаний делопроизводства должен иметь знания в области юриспруденции, информационных технологиях и психологии, должен иметь колоссальное терпение, обладать чувством такта. Не лишними эти знания будут и для руководителя, предпринимателя, а также для владельца бизнеса.

Изучение темы «Виды делового общения» помогло мне структурировать имеющиеся знания в этой области и обратить внимание на некоторые особенности делового общения.

Только методом проб и ошибок или пройдя дополнительное обучение можно понять, что навыки правильного делового общения помогают добиваться успехов в работе.

Каждый вид документа имеет свое расположение и состав реквизитов, но также имеет свои требования к содержащейся в нем информации, наличию обязательных слов и словосочетаний. Основными требованиями к тексту всех документов являются: написание их в деловом стиле, четкое изложение сути, грамотность. Правильное расположение текста на листе, лаконичность обеспечивает правильное понимание изложенной в документе информации.

Устное деловое общение

 

деловое общение

Устное общение разделяется на:

  1. Монологическое. К такому общению относятся: лекции, приветственные речи, реклама.
  2. Диалогическое. Устное общение двух и более людей с целью решения какого-либо делового вопроса.

Примерами диалогического устного делового общения могут быть:

  • переговоры — обсуждение ряда вопросов по определенной теме с целью заключения соглашения;
  • деловой разговор — недолговременный контакт, обычно для уточнения одного вопроса;
  • деловая беседа — обмен сведениями, точкой зрения в течение некоторого времени. По результатам деловой беседы часто бывает принято какое-нибудь решение;
  • дискуссия – обсуждение, возникающее в процессе столкновения разных точек зрения. В обществе не принято свободно выражать свою точку зрения, если это противоречит мнению большинства. В дискуссии оппоненты могут спорить, выражать свою точку зрения открыто, что нередко приводит к всестороннему рассмотрению темы;
  • интервью — разговор с представителем средств массовой информации, интервьюером для получения ответов на ряд вопросов;
  • совещание – обычно сопровождается преподнесением какой-либо информации, с последующим ее обсуждением;
  • телефонный разговор.

В диалогическом устном деловом общении помимо звукового сообщения важным является невербальная коммуникация (поза, мимика и пр.) Наиболее распространенными видами делового общения является беседа и телефонный разговор.

Этапы делового общения

Для успешного делового общения необходимо выполнять ряд последовательных этапов:

  • Формирование мотива. Своего рода осознание необходимости общения с каким-либо конкретным человеком для достижения определенной цели, подготовительный этап для анализа имеющейся информации и определения степени дальнейшего участия конкретного человека в решении вопроса.
  • Установление контакта. Невербальное и вербальное взаимодействия, как правило, происходящее при первом контакте с целью настроится на дальнейшую беседу. Сюда можно отнести: первое внешнее впечатление, взгляд, приветственное рукопожатие и т.д.
  • Постановка проблемы. Разговор или беседу следует начать с озвучивания проблемы, обсуждение которой далее последует.
  • Обмен информацией. На данном этапе каждая сторона озвучивает информацию, которой владеет по интересующей каждую сторону проблеме. При этом собеседники должны приводить аргументы в пользу своей точки зрения, уметь доказать и подтвердить свои слова. Важным на данном этапе является показать свою точку зрения именно по обсуждаемому вопросу, а не мнение о личности своего собеседники, даже если точки зрения беседующих по теме расходятся.
  • Поиск решения. Если мнения собеседников расходятся по ряду вопросов, необходимо озвучивать приемлемые варианты обхода проблемных вопросов без значительного ущерба с обеих сторон. На этом этапе обсуждаются приемлемые для всех сторон условия, и принимается решение, устраивающее всех.
  • Составление контракта. Деловое общение направлено на получение результата, поэтому важно зафиксировать обговоренные условия на бумаге и заверить подписями сторон.
  • Анализ результатов. На данном этапе оценивается результаты всех этапов общения, прослеживается эффективность и определяется необходимость дальнейшего взаимодействия.

Особенности делового общения

Деловое общение отличается от личного следующими особенностями:

  • Высокое значение репутации. Мнение делового сообщества о благонадежности того или иного человека играет большую роль. Репутация зарабатывается ответственными поступками, неукоснительным выполнением условий сделки, предельной честностью в течение довольно длительного времени. Каждый руководитель, желающий добиться успеха в своем деле должен дорожить своей репутацией.
  • Конкретность и четкость. Каждая организация создается для определенной цели. Руководитель этой организации должен поставить выполнимую долгосрочную цель, к которой будет стремиться деятельность всех сотрудников и фирмы в целом. Грамотно поставленная цель, логически разложенная на конкретные задачи, этапы позволяет профессионально развиваться всем участникам без прикладывания дополнительных лишних усилий.
  • Взаимовыгодное сотрудничество. Эффективность делового общения определяется выгодой для всех участвующих сторон.

Все участники делового общения должны быть сосредоточены на достижение поставленной для этого общения цели. Они должны обладать не только знаниями по вопросу обсуждения, но и уметь контролировать ситуацию, слышать своего клиента, уметь сосредотачиваться на главном, отделять личное от делового, быть предельно честными, уметь признать свои ошибки. Для более эффективного общения можно предложить собеседнику чай или кофе, быть внимательными к нему.